Для проведения сертификации семян сельскохозяйственных растений производитель должен заблаговременно, но не позднее чем за месяц до начала проведения апробации, подать в орган по сертификации заявку на проведение сертификации.

Вместе с заявкой представляется документация, удостоверяющая сортовую принадлежность высеянных семян, происхождение, законность производства семян (оригинальных семян, семян патентоохраняемых сортов).

Законность производства семян подтверждается:

   — производство семян сорта, охраняемого патентом, наличием у производителя лицензионного договора.

   Заготовительные и торгующие фирмы, закупающие у производителей семена, дорабатывающие, упаковывающие и реализующие их, также подают заявку на сертификацию с которой представляют: копии договоров на закупку, акты апробации или сертификаты соответствия, документы подтверждающие соблюдение прав патентообладателя, документацию по доработке, подготовке партии, учету.

Заявитель должен также приложить к заявке учредительные документы:копию Свидетельства о государственной регистрации, копию Свидетельства о постановке на налоговый учет.

Заявки на сертификацию семян и посадочного материала и представляемые с ними документы могут быть поданы непосредственно или по почте, в том числе электронной.

Орган по сертификации рассматривает заявку, осуществляет проверку документации и в срок, не позднее 10 дней после получения заявки, принимает решение о проведении или отказе в проведении сертификации, которое направляет его заявителю.

При принятии положительного решения орган по сертификации указывает в решении, кто будет осуществлять апробацию посевов, отбор проб и испытание (анализ) семян.

Отказ заявителю в сертификации семян сельскохозяйственных растений или посадочного материала может происходить в случае, если:

— заявитель несвоевременно подал заявку в орган по сертификации в связи с чем невозможно проведения контроля за выращиванием семян;

— отсутствует или представлена не полностью необходимая документация.

При отказе в проведении сертификации семян или посадочного материала в решении указывается причина отказа.

Действие сертификата                  

• Сертификат соответствия на партию семян, посадочный материал выданный органом по сертификации, признается действительным на всей территории страны.
• Сертификаты вступают в силу с момента их выдачи и действуют в течение срока, установленного нормативной документацией на семена.
• Срок действия Сертификата соответствия на собственно семена, правила установления и продления срока действия сертификата, правила выдачи нового сертификата (при истечении срока действия, ранее выданного и иных случаях) — согласно срокам и правилам, установленным ГОСТ 12046-85 «Межгосударственный стандарт. Семена сельскохозяйственных культур. Документы о качестве» (пункты 5. и 6.) и иными стандартами и нормативными документами.
• Срок действия Сертификата соответствия устанавливают со дня окончания анализа семян на всхожесть.
• Срок действия Сертификата соответствия может быть продлен, если по истечении срока его действия при повторном анализе семян показатель всхожести соответствует ранее установленной категории, а для семян, заселенных клещом, показатель заселенности соответствует норме, установленной стандартом на посевные качества семян.
• При продлении срока действия сертификата соответствия новый срок заверяется подписью руководителя ОС или уполномоченного им лица и оттиском печати.
•  Действие копий сертификатов не продлевается. Копии сертификатов, с которыми приобретены (куплены) семена, посадочный материал могут быть переоформлены, по заявлению владельца копии, на сертификаты соответствия на основании сведений о семенах, посадочного материала указанных в копии, и результатов проведенного анализа на посевные качества.
• Действие сертификата прекращается раньше установленного срока при условии:
• — изменения норм на сертифицируемую характеристику.
•  При изменении качественного состава партии семян, посадочного материала заявитель обязан известить об этом ОС, для проведения повторной сертификации.